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28/07/2010

La clave de la administración del tiempo: planificar el día

Pensar una lista de las tareas del día, con prioridades y urgencias es vital para aprovechar correctamente nuestro tiempo. John Adair. Destacado consultor estadounidense especialista en liderazgo y desarrollo del management. Resumen del libro “Time Management and Personal Development”. Thorogood, 1999.

El tiempo –el tiempo humano- es el recurso natural más precioso que Ud. tiene.
El tiempo es bien administrado si:

-          las cosas que deben hacerse suavemente, se hacen así

-          se logra terminar una tarea tal como se planeó, por el uso racional del tiempo

El tiempo está bien llevado si el final de una tarea fue cuidadosamente pensada en cuanto a finalidad, objetivos, y fines en un entorno que cambia rápidamente.
Su sentido personal del tiempo debería incluir tener conciencia del valor o la importancia del tiempo de otras personas.

Planificar el día

Un largo día, empieza por un primer paso. Nunca logrará alcanzar un objetivo sino lo desglosa en pasos más manejables.
Cada día debe avanzar varios pasos para estar más cerca del resultado deseado.
Aquí es necesario recordar lo siguiente: no deje la realización del cronograma del día para el último minuto.
Planee su día con una semana de antelación, y en detalle un día antes.

La lista del día

Es esencial disciplinarse para organizar el programa del día. El plan del día, puede tomar 15 minutos. En recompensa por esta inversión de tiempo, Ud. ganará para sí mismo una sensación de control, dirección y libertad que de otra manera sería imposible lograr.
Calcule límites de tiempo para todas las tareas. Luego establezca prioridades. Una prioridad está compuesta por 2 elementos diferentes entre sí: urgente e importante
Algunas personas encuentran útil tener un sistema de letras, números o estrellas para resaltar las prioridades. Un sistema de letras para identificar en una lista de tareas con A, B, C o D las urgencias y más importantes, podría ser el siguiente:

a) Hacerlo ahora, hacerlo bien

b) Planificarlo, invertir tiempo de calidad

c) Hacerlo rápido, no requiere tiempo de calidad

d) Para más tarde, o a veces delegarlo

Si Ud. ha trabajado de acuerdo a su sentido de prioridades, habrá realizado seguramente las tareas más importantes, y esto es lo más importante de la administración del tiempo.

El plan del día

Hay que hacerlo al fin del día anterior. Esto permite ordenar lo que quedó pendiente y focalizarse en las prioridades de mañana y permitir al inconsciente que vaya trabajando sobre ellas.

O en forma alternativa, se pueden planificar al inicio del día, permitiéndole focalizarse en la jornada que tiene por delante. Elija la mejor forma de planificar el día, y manténgala. Decida en concreto cuando empieza y termina el  día, tanto en el trabajo como en casa.

Cómo hacerlo

a)      Revise el plan del día de ayer, el que ya fue hecho, y transfiéralo al plan de hoy

b)      Revise el plan semanal – transfiera ítems que hayan quedado por terminar en el plan de hoy

c)      Mire los compromisos de hoy y asigne tiempo a estos para terminarlos en forma eficiente

Priorice los componentes

Ponga la letra A, B o C a cada ítem y D para los puntos que delegará. Unifique los ítems que sean de llamados telefónicos, correspondencia, etc.
Decida con firmeza cuando estarán cerrados o hechos, la o las dos tareas importantes del día. Asigne tiempo para estas tareas, como reservaría para una reunión.

Si no funciona…
 
Si ve que su plan del día no está funcionando muy bien, pregúntese ¿Al menos estoy alcanzando las prioridades más importantes? Si la respuesta es No, o duda, debería trabajar sobre la siguiente lista:

   1. ¿Trata de abarcar demasiado en un solo día?
   2. ¿Hay tareas que no se llegaron a realizar porque Ud. no estaba listo cuando había que hacerlas?
   3. ¿Estaba el ítem o tarea claramente formulado?
   4. ¿Encuentra dificultades para tomar decisiones?
   5. ¿Tiene toda la información que necesita?
   6. ¿Se negó a planificar lo suficiente su día porque sintió que estaba presión?
   7. ¿Abandonó la tarea que estaba realizando porque era muy difícil o muy aburrida?

Una revisión de este tipo, puede establecer si el tiempo que Ud. ha asignado a la realización de tareas era realista o no. Si lo era, el problema radica en su ejecución. La excusa más común  que me dan los gerentes por fallar en alcanzar los objetivos se resume en una palabra: interrupciones. Para afrontarlas, debe aprender a usar una de las palabras más cortas y más salvadora de tiempo que es: NO.

Aprenda a decir NO

No es bueno hablar de planificar el día para alcanzar ciertos objetivos, si su día está lleno de reuniones o actividades que no tienen ninguna relación con estos objetivos. ¿Por qué ocurre esto?
Haga un buen uso de su buen tiempo
Con sólo unos minutos de reflexión se dará cuenta que la calidad de su concentración y atención varía según las horas. Si está muy cansado, o sufre jet lag por ejemplo, la calidad de sus decisiones tenderá a empeorar. Por otro lado, notará que Ud., está en general más alerta mentalmente, o al menos más creativo en ciertas horas del día.
Con todo esto quizás recuerde el Principio de Pareto. Dice que los elementos más relevantes de un todo, constituyen una pequeña parte del total. Por ejemplo, el 20% de los edificios de Londres, utilizan el 80% del total de la energía de la ciudad.
Trasladado a la administración de nuestro tiempo, entonces un pequeño porcentaje del mismo, es el más productivo del día. Por esto, sea lo que sea que haga, asegúrese de que administra muy bien ese 20% de su tiempo.